HSE24 – Jira Software als Steuerungstool in der Creation-Produktion

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Mit seinen TV-Programmen erreicht der Münchener Sender HSE24 über 44 Millionen Haushalte. Für die attraktive Programmgestaltung entwickelt die Creation-Produktion des Senders umfangreiche Kampagnen, die unterschiedliche Teams mit variierenden Arbeitsprozessen ausführen.

Für das Auftragsmanagement und die Steuerung dieser Teams war der Omnichannel-Retailer auf der Suche nach einem Tool, durch das diese Aufgaben transparent abgebildet und gesteuert werden können. Die Lösung von catworkx: Der Einsatz von Jira Software.

Details im Überblick

Die Anforderungen
  • Qualifizierung und Klassifizierung von Aufträgen.
  • Ressourcen- und (einfache) Budgetplanung mit Hinblick auf einen festen Fertigstellungstermin.
  • Nutzung von Template und Automatismen für unterschiedliche Auftragsgrößen.
  • Start von Unteraufträgen erst nach Fertigstellung von Vorgängern.
  • Automatische Terminierung der einzelnen Unteraufträge.
  • Standardisierte Suchanfragen für die Auswertung und die Nutzung auf Dashboards.
Die Lösung
  • Jira Software
Der Nutzen
  • Die Creation-Abteilung kann Aufträge in Jira transparent bearbeiten, verfolgen und analysieren.
  • Eine effiziente Nutzung der Ressourcen.
  • Der Status von Aufträgen ist jederzeit nachvollziehbar.
  • Die Workflows können nach den Anforderungen der Teams gestaltet werden.

HSE24 ist eine der führenden Adressen für modernes und multimediales Homeshopping. In Deutschland, Österreich und der Schweiz präsentiert sich HSE24 mit den Sender-Marken HSE24, HSE24 Extra und HSE24 Trend. Mit seinen TV-Programmen erreicht HSE24 in der DACH-Region 44 Millionen Haushalte. Darüber hinaus bietet der Online-Shop den Kunden ein 24 Stunden-Shoppingerlebnis des gesamten Sortiments. Der innovative Omnichannel-Retailer vernetzt konsequent die interaktiven Plattformen TV, Online und Mobile und bietet umfangreiche Anwendungen für Smartphone, SmartTV und Tablet.

Aufträge an die Creation-Abteilung auf unterschiedlichen Wegen

Für den Bereich Creation war HSE24 auf der Suche nach einem Anforderungs- und Steuerungs-Tool, in dem Aufträge an die Abteilung sowie die damit verbundenen Ressourcen, Budgets und Teams transparent abgebildet werden können. Die Abteilung umfasst insgesamt neun Teams, die an unterschiedlichen Aufgaben arbeiten. So entwirft zum Beispiel das Design-Team das Layout einer Kampagne für eine neue Marke, das Text-Team erstellt die Produktbeschreibungen und das Set Design-Team ist verantwortlich für den Look und den Aufbau der Kulissen und Requisiten im TV-Studio. Koordiniert werden die Teams und ihre Aufgaben, die je nach Projekt in Abhängigkeit zueinanderstehen können, durch die Content Project Manager (CPM). Die Ausgangssituation im Anforderungsmanagement beschreibt Katrin Hürter, Business Development Manger Creation, Design & Production, so: “Die Aufträge an die Creation-Abteilung kamen über unterschiedliche Wege in die Teams: Als Terminvorgabe, als E-Mail oder als mündliche Anfrage.” Die Folge: Es war nur noch schwer nachvollziehbar, wer an welchem Projekt arbeitete und welche Unteraufträge ein Hauptauftrag umfasste.

Da HSE24 Jira Software der Herstellers Atlassian bereits in der IT-Abteilung und rudimentär in der Creation-Produktion einsetzte, überlegte man, das klassische Tasktracking-Tool auch für das Anforderungsmanagement und die Prozesssteuerung in der Creation-Produktion einzusetzen. Zusammen mit catworkx erarbeitete HSE24 in einem Workshop die Anforderungen und die Ideen zur Umsetzung. “Wichtig war für uns unter anderem, dass die Abhängigkeiten der Aufträge in dem Steuerungstool abgebildet werden. Manche Aufgaben können erst bearbeitet werden, wenn bestimmte Vorarbeiten aus einem anderen Team geleistet wurden”, erklärt Katrin Hürter. Des Weiteren sollte es möglich sein, Unteraufgaben automatisch zu terminieren sowie standardisierte Suchanfragen für die Auswertung auf den Dashboards zu erstellen.

Das sagt unser Kunde:

Katrin Hürter

Es gab viele konstruktive Vorschläge, die wir gemeinsam mit catworkx umsetzen konnten.

Katrin Hürter HSE24

Variierende Workflows für alle Teams

Angepasste Workflows in Atlassian Jira Software für HSE24

Für die Umsetzung entwickelte catworkx Prototypen zu ausgewählten Anwendungsfällen (Use Cases), die dann auf ihre Eignung im regulären Arbeitsprozess in den einzelnen Teams geprüft wurden. Mit einer kundenspezifisch angepassten Variante von Jira Software ist es nun möglich, dass bei einem Hauptauftrag alle dazugehörigen Unteraufträge zugeordnet sind.

Wenn HSE24 zum Beispiel eine neue Marke launcht (Hauptauftrag) gehören dazu unter anderem die Erstellung von Produktfotos, die Gestaltung eines TV-Sets, in dem das neue Produkt präsentiert wird, oder eine Kampagne für den Online-Shop. Alle diese Unteraufträge, die zudem in Abhängigkeit zueinanderstehen können, gehören nachvollziehbar zu dem Hauptauftrag “Markenlaunch”. Zudem können diese Unteraufträge automatisiert in Jira Software erstellt werden. Ebenfalls ist es möglich, die Workflows unterschiedlich zu gestalten, denn die Bearbeitungs- und Freigabeprozesse der einzelnen Teams variieren. Um eine größtmögliche Akzeptanz für die Nutzung des neuen Tools zu schaffen, wurden alle Mitarbeiter der Creation-Abteilung intern in Jira geschult.

Mit Jira Software mehr Transparenz für kreative Prozesse

“Angesichts der zunehmenden Aufträge in der Creation-Produktion ist Jira Software für uns ein sehr hilfreiches Tool”, erklärt Katrin Hürter. “Jira zeichnet sich – im Gegensatz zu anderen, gängigen Workflow-Tools – dadurch aus, dass es so angepasst werden kann, wie wir es für unsere individuellen Anforderungen und Prozesse in den Teams brauchen. Und: Wir können es selbst gestalten”, betont sie. Durch den Einsatz von Jira Software ist eine bessere Transparenz der kreativen Prozesse gegeben, deren Status jederzeit auf den Jira-Dashboards und Boards von den verantwortlichen Content Project Managern abgefragt werden können. Der Weg von der Idee für eine Produktpräsentation bis zum GoLive im TV oder auf den Online-Kanälen von HSE24 ist jetzt klar nachvollziehbar.

Auch die Zusammenarbeit mit catworkx bei der Einführung von Jira Software in der Creation-Produktion ist aus Sicht von Frau Hürter gut gelaufen. “Es gab viele, konstruktive Vorschläge, die wir gemeinsam mit catworkx umsetzen konnten”, lautet ihr Fazit. Mit Blick auf die Zukunft überlegt HSE24, die Jira-Applikation mit weiteren Apps zu erweitern und zu optimieren.

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