Abteilungsübergreifende Zeiterfassung im Großunternehmen mit Jira Software und Tempo for Jira

Jedes Unternehmen stellt sich früher oder später die Frage nach der Erfassung der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter. Wer wie viel Zeit für welches Projekt aufwendet, ist eine wichtige Information für das Projektmanagement und das Controlling. Durch die Auswertung und Analyse der Zeiterfassung liegen Kennzahlen vor, die es der Geschäftsführung ermöglichen, Rückschlüsse auf die Produktivität des Unternehmens zu ziehen.

Ein weltweit tätiger Informationstechnikkonzern stand vor der Herausforderung, ein neues Zeiterfassungssystem zu implementieren. Die bisherige Lösung erwies sich als zu einseitig und zu kompliziert. Gesucht wurde nach einem Zeiterfassungssystem für alle Abteilungen, das einfach zu bedienen ist, komfortable Funktionen zur Auswertung der Arbeitszeiten bietet und vor allem eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern findet – insbesondere auch außerhalb der Entwicklungsabteilung. Den geeigneten Partner für die Umsetzung hat das Unternehmen in catworkx gefunden.

In dem Unternehmen wurde Jira Software bereits von der Entwicklungsabteilung genutzt. Ebenso besaß das Unternehmen eine Lizenz für die App “Tempo for Jira”, die eine einfache und vor allem benutzerfreundliche Zeiterfassung möglich macht. Während es die Mitarbeiter aus der Entwicklungsabteilung aufgrund der vorhandenen Systeme und Strukturen gewohnt waren, Arbeitszeit und -aufwand gegen fein granulare Tätigkeiten zu buchen, war es für die Mitarbeiter außerhalb der Entwicklung eine größere Umstellung: Hier erfolgte bislang nur eine sehr grobe Erfassung von Zeiten auf 25 globale Kostenträger im bis dahin verwendeten SAP-System. Eine effektive und übersichtliche Bereitstellung von Daten für das Controlling war in diesem Fall schwer möglich, da sehr viele Zeiten auf übergeordnete Sammelvorgänge gebucht wurden.

Während das Konzept die Nutzung des bereits vorhandenen Werkzeugs für die Zeiterfassung (“Tempo for Jira”) für alle Mitarbeiter im Unternehmen vorsah, galt es zusätzlich, die Mitarbeiter außerhalb der Entwicklung sukzessive an die Buchung von Zeiten auf kleinteilig aufgeschlüsselte Tätigkeiten heranzuführen. Die Erfahrung durch den Umgang mit dem Vorgängersystem (SAP) führte dazu, dass die Mitarbeiter einem neuen Zeiterfassungssystem skeptisch gegenüber standen. Die naheliegende Lösung lag darin, die Daten der 25 Kostenträger aus dem SAP-System auf 25 Jira-Sammelvorgängen zu übertragen und somit eine ähnliche Anwendungsumgebung zu schaffen.

Die Zunahme der Zeiterfassung brachte jedoch gewisse Folgeprobleme mit sich. Wird eine Aufgabe in Jira als grobe Sammelaufgabe gespeichert, auf die eine große Anzahl von Mitarbeitern ihre Zeiten bucht, wächst die Anzahl der Arbeitsprotokolle unermesslich an. Solche endlosen Prozesse verursachen auf lange Sicht Performanceprobleme, wenn der Prozess nicht regelmäßig zurückgesetzt wird. Das Problem wurde durch ein spezielles Archivierungskonzept gelöst, das von catworkx entwickelt und im Unternehmen implementiert wurde.

Die Anwendung Jira Software in Verbindung mit der App “Tempo for Jira” zur Zeiterfassung hat mittlerweile auch außerhalb des Entwicklungsbereichs an Akzeptanz bei den Mitarbeitern gewonnen. Zusammen mit dem Archivierungskonzept von catworkx wurde die Lösung weiter professionalisiert und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten. Davon profitiert auch das Management: Per Knopfdruck und aus dem Dashboard heraus, können jetzt schnell und übersichtlich aussagekräftige Reports erstellt werden.

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