Die Wienerberger Gruppe beschäftigt heute über 17.000 Mitarbeiter und verfügt über 201 Produktionsstandorte in 30 Ländern. Der Hauptsitz ist in Wien, Österreich. Vor 200 Jahren gegründet und auf einer starken industriellen Basis stehend, entwickelt Wienerberger seither hauseigene Produkte und Systemlösungen unter ökologischen, sozialen und ökonomischen Gesichtspunkten konsequent weiter. Die Sicherstellung von einheitlichen Standards, aber auch die Steigerung der Produktivität und die Kostensenkung stehen dabei klar im Fokus des Unternehmens. Dazu gehört auch der Ansatz „Shift from Projects to Products“: Aufgabenstellungen und Projekte sollen in einer neuen Form der Zusammenarbeit „richtig“ dargestellt, Transparenz geschaffen und Prozesse standardisiert und zentral abgebildet werden, letzteres insbesondere in Bezug auf den Gesamtzusammenhang zwischen Portfolio, Projekt und Product Owner.

Die Suche nach den richtigen Tools und der richtigen Betriebsumgebung

Benötigt wurde ein Tool, mit dem die Abbildung des Konzepts transparent möglich ist. Das Unternehmen arbeitete bereits mit Jira Software, zentral in kleinen Teams. Allerdings wurde das Tool bisher nur in der Softwareentwicklung eingesetzt. Das erschwerte die Koordination, die Planung und das Reporting. „Die Transformation kann nur funktionieren, wenn neben der Organisation und der Prozesse auch das richtige IT-System ausgewählt wird“, so Manfred Heger. Wienerberger entschied sich für die Realisierung des Projektes für den erweiterten Einsatz von Jira Software in Kombination mit Confluence.

„Die Lösung wurde bis ins Detail durchdiskutiert. Die Anforderungen waren hoch: Die Lösung sollte wie ein Cloud-System funktionieren, aber dennoch sehr flexibel sein. Ein On-Premises-Server kam nicht in Frage, da Wienerberger aufgrund von Ressourcenmangel keine Wartung der Server übernehmen konnte und wollte. Somit war die Auswahl zwischen einer Public Cloud und der Hybrid-Lösung von catworkx auf dem Tisch. Da wir am Anfang noch nicht gewusst hatten, was wir von dem Produkt erwarten, haben wir uns final für die Hybrid-Variante von catworkx entschieden: Der Teamworkx Cloud Hosted,“ so Manfred Heger.

Die Vorteile von Teamworkx Cloud Hosted

Die Teamworkx Cloud Hosted bietet On-Premises as a Service. Das bedeutet, die On-Premises-Installation wird von catworkx gehostet und betrieben (inkl. Support, Maintenance, etc.) und bietet dadurch den Nutzern die Flexibilität einer Cloud-Umgebung. „Mit dem Einsatz dieser Lösung konnten wir den TCO (Total Cost of Ownership) deutlich reduzieren – allein dadurch, dass der Betrieb und das Risiko ausgelagert werden konnten. Wir haben nun alles aus einer Hand, was die Operations und die Interaktion mit den Stakeholdern angeht“, so Heger.

Aufbau eines standardisierten Konzepts zur Planung, Abwicklung und Steuerung von Projekten

Nachdem die Entscheidung für den Aufbau eines zentralen Serviceangebots mit Jira Software, Confluence und der Teamworkx Cloud Hosted getroffen war, ging es direkt in die Projektumsetzung mit catworkx. Zuerst wurde der Aufbau eines standardisierten Konzepts zur Planung, Abwicklung und Steuerung von Projekten inkl. der Erstellung von standardisierten Taskstrukturen besprochen, von der Demand- über die Projektplanung, Projektkoordination (Work Package-Planung) bis hin zur Produktimplementierung anhand agiler Konfigurationen und Konventionen. catworkx übernahm die Betreuung (Hosting und Serviceverträge) mit Anbindung an das Active Directory (AD) via Azure AD und SAML-basiertes SSO.

Man begann mit der Aufsetzung des PPM-Prozesses für neue Ideen, Produkte und MVP’s (Minimum Viable Product). Danach fokussierte man sich auf die Abbildung des PO-Prozesses (Product Owner). Hier lag die Anforderung in dem Entschluss, alle Vorgangsstrukturen in Jira Software zu entwickeln. Agile Boards kamen für die unterschiedlichen Betrachtungsebenen („Flight Levels“) und Prozessabschnitte zur Planung, Koordination, Implementierung und Reporting zum Einsatz. Es stand auch eine hierarchische Gesamtdarstellung inkl. Gantt Charts auf dem „Wunsch“-Plan, denn man wollte über die Ebenen auch ein Reporting zu Fortschritt, Aufwände und Kosten realisieren.

Rollout

Der Rollout fand zunächst auf den Demand- und Projektplanungsebenen statt (Ebenen -> Projekt und Work Package-Planung), danach im Bereich Produktentwicklung (Ebenen -> Planung der Epics und Stories). Im Laufe des gesamten Prozesses wurden viele Daten eingepflegt; das Setup bis Ende 2019 durch Erweiterungen und Automatisierungen stetig optimiert: z.B. der Aufbau eines komplexen Regelsystems, um für eine Datenkonsistenz in Bezug auf Workflow-Status und Abhängigkeiten (alle vier Abhängigkeitstypen Finish-Start, FF, SF, SS wurden berücksichtigt) zwischen Vorgängen zu gewährleisten. Im Februar 2020 kam dann die systemtechnisch relevante Optimierung durch die Anbindung des Teamworkx-Systems an Wienerberger Azure AD (Active Directory) zur Benutzerverwaltung und SAML-basiertes SSO hinzu.

Fazit

„Mittlerweile – so das Fazit von Manfred Heger – sind wir auf dem Weg, das Onboarding für 1.000 User in Jira und Confluence umzusetzen und ich kann sagen, dass wir mit der Zusammenarbeit mit dem „Teamworkx-Team“ sehr zufrieden sind.“