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Mail-to Custom Field

Mit der App "Mail-to Custom Field" von catworkx für Jira Core, Jira Software und Jira Service Desk, wird ein Link in den Vorgang-Details eines Jira-Issues angezeigt, über den sich schnell eine E-Mail an eine vordefinierte E-Mail-Adresse (z.B. eines Ansprechpartners) erzeugen lässt. In Kombination mit einem Mail Handler ermöglicht das "Mail-to Custom Field", dass sämtliche Kommunikation – ohne Mehraufwand für den Benutzer – als Kommentar direkt am Vorgang gespeichert wird.

catWorkX Mail-to Custom FieldEs hat sich bei catworkx bewährt, bei der Erzeugung eines neuen Jira-Vorgangs, die E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners als Pflichtfeld zu definieren. Möchte man mit diesem Ansprechpartner per E-Mail in Kontakt treten, so muss man im Normalfall die E-Mail-Adresse aus der Seite des Jira-Vorgangs herauskopieren und im E-Mail-Client einfügen. Gleiches gilt auch für den Betreff, wenn dort der Vorgangsschlüssel oder die Vorgangszusammenfassung verwendet werden soll. Um dieses manuelle Vorgehen zu vereinfachen, stellt die App "Mail-to Custom Field" einen Link bereit, der in den Vorgangsdetails eingeblendet wird.

Nach einem Klick auf den "Mail-to"-Link öffnet sich automatisch der "Neue E-Mail schreiben"-Dialog des Mail-Clients. Empfänger und Betreff sind dabei vorausgefüllt. Auch CC-Empfänger und BCC-Empfänger lassen sich im Vorfeld konfigurieren. Die E-Mail-Adresse eines jeden Empfängers kann statisch in der Konfiguration der "Mail-to Custom Field"-App konfiguriert werden oder dynamisch aus einem bereits vorhandenen Feld ausgelesen werden.

catWorkX Mail-to Custom Field

Best-Practice bei catworkx ist es, die E-Mail-Adresse eines Mail Handlers als CC- oder BCC-Empfänger zu hinterlegen. Der Mail Handler (z.B. JEHM), der alle eingehenden E-Mails scannt, kann so die Kopie der ausgehenden E-Mail automatisiert als Kommentar am Jira-Vorgang hinterlegen. Neben allen Informationen, die zu einem Jira-Vorgang gespeichert werden, kann durch das "Mail-to Custom Field" auch die gesamte E-Mail Kommunikation – für alle Berechtigten zugänglich – in der Jira-Applikation abgelegt werden.

Funktionen:

  • Anzeige der E-Mail-Adresse als Link in den Vorgangsdetails
  • Frei konfigurierbare E-Mail Empfänger (auch CC und BCC) und Betreff
  • Statische Empfänger oder Empfänger-Adressen, die in einem Custom Field hinterlegt sind
  • In Kombination mit einem E-Mail-Handler kann alle Kommunikation als Kommentar im Vorgang gespeichert werden
 

Weiterführende Informationen:

 

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