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Urlaubsverwaltung mit JIRA

Urlaubs- und Freitzeitmanagement in Unternehmen leicht gemacht

JIRA wird in der Softwareentwicklung als effizientes Tool zur Vorgangsverfolgung verwendet. Teilbereiche wie Anforderungsmanagement, Statusverfolgung oder Fehlerbehebungsprozesse werden hierbei unterstützt. JIRA ist aber auch abseits der Softwareentwicklung nutzbar, da es sich allgemein zur Modellierung von Vorgängen eignet. Ein gutes Beispiel für die variablen Einsatzmöglichkeiten ist das Urlaubsmanagement mit JIRA, das bei catWorkX seit Kurzem firmenintern Verwendung findet und insbesondere für Unternehmungen und Organisationen geeignet ist. Mithilfe eines Plugins lassen sich in JIRA die bereits genommenen Urlaubstage des laufenden Jahres anzeigen. Durch die zusätzliche Integration von Zarafa und Confluence können Urlaubsdaten als Termin automatisch in einen Zarafa-Kalender oder in Confluence Team Calendars eingetragen werden. Dies ermöglicht einen schnelleren Überblick und eine bessere Planbarkeit für die Geschäftsführung und Mitarbeiter. 

Ausgangslage

Bisher wurden bei catWorkX Urlaubs- und Freizeitausgleichsanträge per Formular bei der Geschäftsführung eingereicht und die genehmigten Zeiten manuell in einen Kalender eingetragen. Bei jedem Antrag musste zudem geprüft werden, wie viele Urlaubstage der Antragsteller im laufenden Jahr bereits genommen hatte.

Anforderungen

Jeder Mitarbeiter muss Anträge für Urlaub und Freizeitausgleich stellen können. Bei jedem Antrag sollen die bereits genommenen Urlaubstage im laufenden Jahr und der beantragte Urlaubszeitraum angezeigt werden. Des Weiteren sollen neue Anträge einem Personalverantwortlichen zur Bearbeitung vorgelegt werden. Nach der Genehmigung soll der Urlaubszeitraum im Kalender eingetragen werden. Zudem muss jeder Antragssteller nach seinem Urlaub den Urlaubszeitraum bestätigen, damit die tatsächlich genommenen Urlaubstage übernommen werden.

Umsetzung

Um diese Anforderungen zu erfüllen, bietet sich eine Urlaubsverwaltung auf Basis von JIRA, Confluence und Zarafa an. Der Lösungsansatz ist recht einfach: Urlaub und Freizeitausgleich werden als Vorgangstypen abgebildet. Für beide Vorgangstypen gibt es ein individuelles Bildschirmmasken- und Feldschema. Der Ablauf eines Antrags für Urlaub und Freizeitausgleich wird jeweils als Workflow modelliert. Zur Berechnung der bereits genommenen Urlaubstage und der Länge von Urlaubszeiträumen werden spezielle Post Functions in Form eines Plugins bereitgestellt.

Filter und Dashboards für optimale Übersicht der Urlaubsanträge

Ein großer Vorteil in der Verwendung von JIRA ist die Suchfunktion in Verbindung mit dem Filter- und Dashboard-Management. So lassen sich unerledigte oder genehmigte Urlaubsanträge ausfindig machen, damit beispielsweise die Bearbeiter über ihre To-dos informiert sind.

Workflow des Urlaubsantrags

Der Workflow besteht aus den Zuständen Open, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt, Closed und den Transitionen Create, Einreichen, Annehmen, Ablehnen, Neu vorlegen und BestätigenZu Beginn erstellt man einen Urlaubsantrag und geht in den Zustand Open über. Als nächsten Schritt reicht man den Antrag ein und ist danach im Zustand Eingereicht. Nachdem der Antrag eingereicht wurde, entscheidet der Geschäftsführer, ob er diesen annimmt oder ablehnt. Lehnt er den Urlaubsantrag ab, befindet man sich folglich im Zustand Abgelehnt und kann dort einen neuen Antrag ausfüllen und diesen neu vorlegen. Nimmt der Geschäftsführer den Urlaubsantrag an, kommt man in den Zustand Genehmigt und kann dort nach seinem Urlaub den Urlaubszeitraum bestätigen, d.h. den tatsächlichen Urlaubszeitraum eingeben. Der Urlaub wurde somit verbracht und der Vorgang ist damit abgeschlossen (Closed). 

Lesen Sie die gesamte Case-Study im angehängten PDF.

Bei Interesse und weiteren Fragen zum Thema "Urlaubsverwaltung mit JIRA" kontaktieren Sie uns gerne.

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