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Inventarisierung mit JIRA & Confluence

Bestandsmanagement und verbundene Vorgänge in einem System verwalten

Als Spezialist für IT-Infrastrukturlösungen und Anbieter von IT-Services betreut die catWorkX gmbH mehr als 200 selbst genutzte wie auch kundeneigene Server unterschied-lichster Bauart, die mit verschiedenen Betriebssystemen, Komponenten und Applikationen ausgestattet sind. Zwar werden zahlreiche Speziallösungen für Inventarisierung / Bestandsmanagement (Asset) von Servern, Desktops, Applikationen und Lizenzen angeboten. Als Novell-Partner ist catWorkX sogar mit einigen vertraut. Häufig sind diese jedoch auf die reine Verwaltung der Maschinen in Verbindung mit der automatisierten Erhebung der Daten über das Netzwerk ausgerichtet. Was meist fehlt, ist ein nahtlos integriertes Prozessmanagement zur Dokumentation der Vorgänge, die im Rahmen der Verwaltungsaufgaben anfallen. 

Die Systeme sind zudem sehr teuer und haben in der Regel keine Schnittstelle zu JIRA, das bei catWorkX als zentrales System, für die Bearbeitung sämtlicher Vorgänge, seien es Service-, Vertriebs-, Entwicklungs- oder auch allgemeine Verwaltungsaufgaben, eingesetzt wird. Auch fehlt typischerweise eine Integration zur IT-Dokumentation für ein schnelles Auffinden von unstrukturierten Zusatzinformationen oder Wartungsanleitungen, was einem durch das nahtlose Zusammenspiel von JIRA  mit Confluence quasi geschenkt wird.

Die Anforderung: Bestandsmanagement und verbundene Vorgänge in einem System

Da die auf dem Markt erhältlichen Lösungen den Anforderungen von catWorkX nicht entsprachen, beschloss das Unternehmen, selbst eine Verwaltung auf Basis von JIRA und Confluence zu implementieren, die das Life-Cycle-Management von IT-Inventar einschließlich der verschiedenen damit verbundenen Vorgänge ohne Medienbrüche erlaubt.

 

Der Lösungsansatz -  einfach und bestechend zugleich

Die Inventarkategorien Server, Appliance, Applikation und Lizenz werden auf Vorgangstypen abgebildet. Für jede Kategorie ist mit dem Vorgangstyp ein individuelles Feldschema verbunden. Die Möglichkeit zur Verlinkung von Vorgängen wird genutzt, um ausdrücken, dass eine Applikation auf einem Server installiert ist bzw. eine Applikation eine Lizenz besitzt. Der Lebenszyklus des Inventars wird als spezifischer Workflow modelliert. Übergänge im Workflow repräsentieren dabei typische Wartungsarbeiten, die separate aber automatisch verlinkte Vorgänge auslösen, auf denen Arbeitszeiten gebucht werden. Aufwendigere Tätigkeiten aber auch z.B. Lizenzerneuerungen führen üblicherweise über einen vertrieblichen Vorgang, der ebenfalls automatisiert ausgelöst und mit dem Inventar verlinkt wird.

Spezifische Filter und Dashboards für optimale Bestandsübersicht

Ein Riesenvorteil in der Verwendung von JIRA ist die besondere Mächtigkeit zur Suche in Verbindung mit einem hoch-flexiblen Filter- und Dashboard-Management. Nach Security-Alerts von Herstellern lassen sich so über die Suche ad hoc die betroffenen Systeme ausfindig machen, um Kunden über Update-Maßnahmen zu informieren. Durch abgespeicherte Suchen (Filter) insbesondere über Zeiträume und Datumsfelder, die mit individueller Spaltenkonfiguration auf entsprechende Management-Dashboards projiziert sind, lassen sich hervorragend Wartungspläne ableiten oder Eskalationssituationen aufdecken.

Lizenzmanagement mit integriertem Verkaufs-Workflow und LDAP2JIRA

Auch das Lizenzmanagement gestaltet sich mit der JIRA-Anwendung ausgesprochen komfortabel: Durch die Nutzung von Filtern werden die Lizenzen im Dashboard aufgelistet, die in einem bestimmten, vom Anwender frei definierbaren Zeitraum ablaufen. Beispielsweise kann nach allen Servern gesucht werden, auf denen eine bestimmte Security-Software installiert ist, deren Lizenz innerhalb der nächsten vier Wochen aktualisiert werden muss. Aus der Übersicht mit den Filterergebnissen geht auch hervor, ob der Vorgang zur Lizenzerneuerung bereits in Bearbeitung ist oder ob dem Kunden ein Angebot unterbreitet werden sollte. In die Lebenszyklus-Phasen hat das JIRA-Team von catWorkX alle damit verbundenen Vorgänge integriert. Rechtzeitig vor Ablauf kann so eine Verkaufsaktivität (Chance) gestartet werden, die über einen separaten Vorgang vom Typ „Opportunity“ verfolgt wird, der aber automatisiert angelegt und mit dem Inventarvorgang verlinkt ist. Eine Adresssuche, die über das ebenfalls von catWorkX entwickelte LDAP2JIRA in das Bestandsmanagement integriert ist, bietet direkten Zugriff auf die aktuellen Kontaktdaten des Kunden.

Highlights

  • Modellierung von IT-Inventar als Vorgang mit Lebenszyklus als Workflow
  • Auto-Erstellung und –Verlinkung von Service- und Vertriebsaufgaben zu Inventar
  • Bidirektionale Verlinkung auf Confluence-Seiten für Zusatzdokumentation
  • Spezifische Filter und Dashboards für Wartungsplanung und Patchmanagement
  • Vorgangs- und Kommentarverlauf in Verbindung mit verlinkten Vorgängen als Lebenszyklus-Dokumentation

 

Bei Fragen zur Inventarisierung mit JIRA & Confluence, kontaktieren Sie uns einfach. Die gesamte Case Study finden Sie auch im angehängten PDF.

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