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Confluence-Plugin für Wikis

Revisions-Plugin sorgt für stets aktuelle Wikis

Wie lässt sich gewährleisten, dass die Mitarbeiter stets aktuelle Informationen in ihrem Unternehmens-Wiki vorfinden? Diese Frage stellte sich auch ein großer Energieversorger, der ein umfassendes Wiki als Informations-Datenbank für häufig gestellte Fragen nutzen.  

In dem Wissen, dass Wikis ohne entsprechende Pflege leicht zu Datengräbern werden, ließ das Unternehmen sich von Atlassian-Spezialist catWorkX ein Revisions-Tool für sein auf Confluence basierendes Wiki erstellen. Die Rechte an dem Plugin verblieben bei dem Software-Haus, so dass auch andere Kunden von dem hilfreichen elektronischen Organisator profitieren können.

Das Plugin ist so komfortabel wie effizient: Nach der Eingabe einer Information legt der Autor fest, ob die Revisions-Funktion aktiviert werden soll oder nicht. Die Entscheidung darüber hängt von der voraussichtlichen „Haltbarkeitsdauer“ des Textes ab: Ist der Inhalt zeitlos gültig, bleibt die Revisions-Funktion deaktiviert. Ist seine Aktualität jedoch zeitlich begrenzt, so wird sie aktiviert. Anschließend wird mindestens ein Autor angegeben und das Datum definiert, zu dem die Revision erfolgen soll.

Das Revisions-Plugin prüft täglich, welche Inhaltsseiten am aktuellen Datum zur Revision anstehen. Jedem zuständigen Autor sendet es eine einzige Mail mit allen Seiten, die er an dem Tag prüfen muss. Der Autor kann entweder die Seite löschen oder aber den Inhalt überarbeiten und mit einem neuen Revisionsdatum versehen.

Kümmert ein Autor sich nicht, z. B. weil er nicht anwesend ist, so wird im nächsten Schritt ein „Wiki Gardener“ benachrichtigt, der dafür sorgt, dass keine welken Inhalte das Wiki überfrachten oder die User in die Irre führen. Als übergeordneter Manager legt der Gardener ein neues Revisionsdatum und/oder einen anderen zuständigen Autor fest.

Das Revisions-Tool ergänzt die Reihe der Plugins, die catWorkX bereits mit großem Erfolg für Atlassian-Produkte wie JIRA entwickelt hat. Auf Youtube stellt Ansprechpartner Dr. Wolfgang Tank das Revisions-Plugin anschaulich vor: http://www.youtube.com/watch?v=HSLfWGBt3-s&feature=youtu.be.

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